¿Es válido sin más un documento público de España en otro país? La Apostilla de la Haya

El trámite de apostilla consiste en colocar sobre un documento público, una Apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961. Con esta norma se suprimió el trámite obligatorio hasta ese momento en cuanto a la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros que debieran surtir efectos en otro país firmante del mismo.

Así, los documentos públicos (por ejemplo, los testamentos firmados ante notario) emitidos en un país firmante del Convenio que hayan sido certificados por una Apostilla serán necesariamente reconocidos en cualquier otro país firmante del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación. Es fácil de entender que en España, como en los demás países, los documentos públicos emitidos por persona habilitada para ello en territorio nacional son considerados como válidos sin más trámites y, además, hacen “prueba plena” en juicio.

Pero, también entra dentro de la lógica que un país tercero necesite un “añadido” al documento para que sea considerado de la misma manera que los propios, ya que el valor intrínseco que portan es muy importante (sentencias, documentos oficiales, testamentos,…). Lo que se evita con el Convenio es, precisamente, eso: aligerar la burocracia para que el ciudadano, una vez haya realizado los trámites oportunos en su país, no tenga necesidad de verse, de nuevo, inmerso en otros trámites administrativos y más si consideramos que los debe realizar en un país, en principio, que no conoce de la misma forma que el suyo.

Como hemos comentado no en todos los países del mundo se aplica este importante Convenio. Para conocer qué Estados son los firmantes o adheridos a dicho Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, basta cliquear en el siguiente enlace que direcciona a la página web de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado. Para la República Popular China debemos saber que solamente se aplica esta norma a los territorios de Macao y Hong Kong; y respecto de Albania, el Convenio no es aplicable con España.

Tampoco todos los documentos pueden apostillarse: solamente los que revistan, en general, un cierto carácter público. Así, encontramos, primer lugar los documentos judiciales, que son los que dimanan de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los que puedan ir firmados y provengan del Ministerio Público (Fiscales) o de un secretario, oficial o agente judicial; en segundo lugar los documentos administrativos; en tercer lugar, las Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Ahora bien, también existen documentos que, aún perteneciendo a una de las categorías mencionadas, no pueden ser apostillados y, por lo tanto, para los que no es aplicable el Convenio. Así, no pueden serlo los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares; los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera; y los documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.

 Cualquier ciudadano, aunque no sea el que figure en el documento (es decir, que no sea el interesado directo del mismo) puede solicitar la apostilla de dicho documento. Según a regulación contenida en el Real Decreto1497/2011, de 24 de octubre, para los documentos públicos administrativos y judiciales (incluidos los del Registro Civil), se apostillarán en las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas delegadas de Ceuta y Melilla; en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia; y en las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia de las ciudades de Ceuta y Melilla. Para los documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante Notario, se efectuará en los Colegios Notariales o en aquellos Notarios en quien éstos deleguen. Y, por último, para los documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y por el Tribunal Supremo, serán apostillados por el Secretario de Gobierno del respectivo tribunal o en quien ellos deleguen.

Hay que tener en cuenta que es un trámite relativamente sencillo pero no inmediato, por lo que este dato lo tenemos que tener presente y prever la necesidad y urgencia que vamos a tener de apostillar el documento en cuestión, ya que, según el órgano que lo vaya a realizar, puede tardar, sin duda, unos días necesariamente.

Para cualquier trámite respecto a esta cuestión u otra que le preocupe tanto de Derecho Civil como Mercantil, Penal o Laboral, no dude en ponerse en contacto con nosotros en www.pratsabogadosvalencia.com o en el email pacoprats@icav.es.